Kiểm tra để biết website đang có vấn đề gì và ai sẽ xử lý
Bạn được giao theo dõi website nhưng không trực tiếp làm kỹ thuật? Một checklist rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm tra những phần có thể tự thao tác, ghi nhận vấn đề và trao đổi đúng người khi cần hỗ trợ.
Bảng dưới đây dành cho website doanh nghiệp. Bạn có thể bỏ những mục không áp dụng và bổ sung chức năng riêng. Đánh dấu “không áp dụng” khác với “chưa kiểm tra”; hai trạng thái này cần được ghi rõ.
Lịch hàng tháng là một dịp tổng rà soát. Những chức năng quan trọng, website giao dịch hoặc hệ thống đang chạy chiến dịch có thể cần theo dõi thường xuyên hơn. Nếu có sự cố hoặc cảnh báo, không đợi đến cuối tháng mới xử lý.
Chuẩn bị trước khi kiểm tra
- Chọn những trang và luồng quan trọng: trang dịch vụ, trang đích quảng cáo, liên hệ, đăng ký hoặc mua hàng nếu có.
- Chuẩn bị một máy tính và một điện thoại để thao tác thực tế.
- Thống nhất người nhận thông tin kiểm tra và người phối hợp khi cần.
- Đọc lại lỗi còn tồn từ lần trước để kiểm tra kết quả xử lý.
- Với form, đơn hàng hoặc thanh toán, xác định cách thử phù hợp trước khi thực hiện. Không tự tạo giao dịch thật hoặc dùng dữ liệu khách hàng để thử.
Phần 1: Những mục người phụ trách có thể tự kiểm tra
| Hạng mục | Cách kiểm tra | Ghi nhận khi có vấn đề |
|---|---|---|
| Thông tin liên hệ | Đối chiếu số điện thoại, email, địa chỉ và giờ làm việc với thông tin đã được doanh nghiệp duyệt. | URL, vị trí sai và thông tin cần thay. |
| Menu và liên kết quan trọng | Mở các mục chính, nút liên hệ và đường dẫn từ trang chiến dịch. | Liên kết lỗi, dẫn sai trang hoặc thao tác không thực hiện được. |
| Form liên hệ hoặc đăng ký | Thực hiện một yêu cầu thử đã thống nhất; xác nhận cả thông báo trên màn hình và nơi nhận dữ liệu. | Thời điểm thử, form, thiết bị và bước không đạt. Đánh dấu dữ liệu thử để loại khỏi thống kê lead. |
| Hiển thị trên điện thoại | Mở trang quan trọng, đọc nội dung, dùng menu và thao tác nút chính. | Chữ bị cắt, phần tử che nhau, khó bấm hoặc phải kéo ngang bất thường. |
| Thông tin dịch vụ và sản phẩm | Kiểm tra giá, mô tả, tình trạng cung cấp và tài liệu theo nguồn nội bộ đã duyệt. | Nội dung cần cập nhật và đầu mối xác nhận. Không tự suy đoán giá mới. |
| Hình ảnh và tài liệu tải xuống | Mở hình, tài liệu giới thiệu, hồ sơ hoặc biểu mẫu đang được liên kết. | File lỗi, phiên bản cũ hoặc đường dẫn không còn dùng. |
| Tìm kiếm và bộ lọc | Thử một số nội dung hoặc sản phẩm đã biết, nếu website có chức năng này. | Từ khóa hoặc điều kiện lọc và kết quả sai. |
| Đăng ký, đặt lịch hoặc mua hàng | Kiểm tra theo kịch bản thử được duyệt, phối hợp người vận hành và môi trường thử nếu có. | Bước gặp lỗi, thông báo và ảnh hưởng; không tiếp tục thử nếu có nguy cơ phát sinh giao dịch ngoài dự kiến. |
Đừng chỉ kiểm tra trang chủ. Một website có thể hiển thị tốt ở trang đầu nhưng gặp lỗi ở trang chi tiết, biểu mẫu hoặc bước hoàn tất thao tác.
Phần 2: Những mục cần đội kỹ thuật xác nhận
Bạn không cần tự cập nhật plugin hay truy cập máy chủ để hoàn thành checklist. Với phần kỹ thuật, hãy yêu cầu kết quả xác nhận và ghi lại những điểm chưa rõ.
| Hạng mục | Thông tin cần xác nhận |
|---|---|
| Sao lưu | Bản gần nhất, dữ liệu được bao gồm, tình trạng sao lưu và thời điểm kiểm tra khôi phục gần nhất. |
| Cập nhật phần mềm | Thành phần đã cập nhật, phần hoãn lại, lý do và kiểm tra sau thay đổi. |
| Quyền truy cập | Tài khoản không còn sử dụng, người đã nghỉ hoặc đối tác đã kết thúc công việc; xác nhận trước khi thu hồi. |
| Cảnh báo và lỗi | Cảnh báo đáng chú ý, lỗi lặp lại, ảnh hưởng và việc đang tiếp tục theo dõi. |
| Tài nguyên và gia hạn | Dung lượng, tình trạng dịch vụ quan trọng, thời hạn tên miền, hosting và giấy phép thuộc phạm vi phụ trách. |
| Kết nối bên ngoài | Tình trạng gửi mail, CRM hoặc tích hợp quan trọng sau thay đổi liên quan. |
| Hiển thị và truy cập tìm kiếm | Dấu hiệu bất thường sau thay đổi URL hoặc nội dung; kiểm tra kỹ thuật nếu có cảnh báo về khả năng truy cập hoặc lập chỉ mục. |
Thông tin này có thể được lưu trong tài liệu nội bộ, không cần đưa đường dẫn backup, cấu hình hoặc dữ liệu nhạy cảm vào báo cáo chia sẻ rộng. “Chưa có thông tin” cũng là một kết quả cần ghi nhận để giao người xác minh.
Phần 3: Phân loại vấn đề để xử lý đúng thứ tự
Không phải lỗi nào cũng cần cùng một mức ưu tiên. Hãy đánh giá theo mức ảnh hưởng thực tế:
- Cần phối hợp xử lý ngay: website không truy cập được, luồng liên hệ hoặc mua hàng quan trọng bị gián đoạn, có dấu hiệu lộ dữ liệu hoặc chuyển hướng bất thường. Báo đúng đầu mối và tránh tự thay đổi hàng loạt khi chưa rõ nguyên nhân.
- Cần lên lịch sớm: lỗi ảnh hưởng một phần người dùng, tài liệu quan trọng không tải được, nội dung dịch vụ đang sai hoặc vấn đề có thể làm gián đoạn chiến dịch sắp diễn ra.
- Có thể đưa vào kế hoạch cải tiến: điều chỉnh bố cục, bổ sung nội dung, cải thiện thao tác và những yêu cầu chưa ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hiện tại.
Thời gian phản hồi và xử lý cần theo mức sự cố và thỏa thuận hỗ trợ của doanh nghiệp. Bảng phân loại này không thay thế SLA hoặc cam kết trong hợp đồng.
Mẫu theo dõi để không bỏ quên việc sau khi phát hiện
Bạn có thể sao chép cấu trúc này vào bảng công việc nội bộ. Kết quả mỗi mục nên ghi một trong các trạng thái: đạt, có lỗi, chưa kiểm tra hoặc không áp dụng.
| Hạng mục hoặc URL | Kết quả và vấn đề | Người xử lý | Mốc dự kiến | Ngày kiểm tra lại |
|---|---|---|---|---|
| Điền trang hoặc chức năng | Ghi trạng thái, biểu hiện, thời điểm và mức ảnh hưởng | Ghi đầu mối đã nhận việc | Ghi sau khi hai bên thống nhất | Ghi kết quả sau xử lý |
Ví dụ giả định: form tư vấn hiển thị gửi thành công nhưng bộ phận kinh doanh chưa nhận được yêu cầu thử. Cần ghi rõ thời điểm, trang đã gửi, nơi dự kiến nhận và người đang kiểm tra. Chỉ đóng công việc sau khi thử lại thành công và xác nhận phía tiếp nhận đã thấy dữ liệu.
Khi nào cần kiểm tra thêm ngoài lịch hàng tháng?
Nên bổ sung kiểm tra sau khi cập nhật phần mềm, thay đổi giao diện, chuyển hosting, đổi dịch vụ gửi email hoặc thêm tích hợp. Trước chiến dịch, hãy thử lại đúng trang đích và luồng mà khách sẽ sử dụng.
Nếu website phục vụ nhiều ngôn ngữ hoặc có giao diện riêng trên điện thoại, cần kiểm tra những phiên bản liên quan. Với website sử dụng AMP, việc trang hiển thị được trên điện thoại chưa thay thế cho kiểm tra hợp lệ AMP và chức năng form tương ứng.
Ai chịu trách nhiệm theo dõi đến khi hoàn tất?
Mỗi đợt kiểm tra nên có một người tổng hợp, dù công việc được chia cho nhiều bên. Người này không nhất thiết tự sửa lỗi, nhưng cần biết việc đã được giao cho ai, đang chờ điều gì và đã kiểm tra lại hay chưa.
Nếu nhiều hạng mục chưa có người phụ trách, bạn có thể trao đổi với DigiWeb về phạm vi bảo trì website WordPress phù hợp. Hãy gửi website và các vấn đề cần ưu tiên để cùng xác định cách tổ chức việc chăm sóc, theo dõi và cải tiến lâu dài.